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内定通知書の意味と、他の書類との違い
送付するタイミングと方法
内定の法的効力と、内定取り消しが認められるケース
記載すべき内容とテンプレート
送付時の注意点
シフト制・パート・アルバイトを雇うときに知っておくべき労務の基本
無料でダウンロードする採用選考を経て内定を出すことが決まると、企業は応募者に内定通知書を送付します。内定通知書は単なる合格通知ではなく、労働契約に関わる重要な書類です。記載内容や法的な扱いを誤ると、トラブルに発展しかねません。
今回は内定通知書の基本と法的効力、記載内容と注意点を解説します。基本的なテンプレートもありますので、ぜひ参考にしてください。
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目次
内定通知書とは企業が採用選考を通過した応募者に対して、採用を内定したことを正式に通知する書類です。採用を内定したことの意思表示を明確にし、入社に向けた手続きを進めるための書類となります。
内定通知書には採用内定の通知だけでなく、入社予定日や提出書類、労働条件の概要などが記載されます。応募者にとっては正式に採用が決まったことを確認する書類であり、企業にとっては労働契約成立の第一歩となる書類です。
法律上、内定通知書の発行は義務付けられていませんが、後のトラブルを防ぐため、多くの企業が書面で発行しています。
内定通知書と似た名称の書類に「採用通知書」や「労働条件通知書」があります。それぞれの違いを理解しておきましょう。
採用を決定したことを伝える書類です。多くの場合内定通知書とほぼ同じ意味で使われ、内容や目的は内定通知書と同様です。ただ、内定通知書を送付する際、応募者に対して入社誓約書の提出を求める場合が多く、その場合は法的にも労働契約が成立したとされるため、採用通知書と比較して法的な効力が強いとされています。
労働基準法第15条に規定された、企業が労働者に対して、採用・労働契約の締結時に必ず交付しなければならない書類です。賃金・労働時間・休日・契約期間など、具体的な労働条件を明示する義務があります。なお労働者が希望した場合は、FAXや電子メール・SNS等の添付ファイルとして交付することも可能です。
内定通知書に労働条件の概要を記載する場合もありますが、詳細な労働条件は別途労働条件通知書で正式に通知してください。
また内定承諾書は、応募者が企業に対して内定を承諾する意思を示すために提出する書類です。内定通知書に対する返答として、応募者が記入・署名して返送します。
雇用契約書は労働契約の内容を詳細に記載した契約書です。内定段階では正式な雇用契約書を交わさず、入社時に締結することが一般的ですが、内定通知書とともに応募者に送付する労働条件通知書と雇用契約書を兼ねる形の書類（労働条件通知書 兼 雇用契約書）を取り交わすこともあります。
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在職証明書とは？必要になる場面・退職証明書との違い・作成時の注意点をわかりやすく解説在職証明書とは何か、必要になる場面、退職証明書との違い、記載項目、作成時の注意点を人事・総務担当者向けにわかりやすく解説します。内定通知書は最終面接の合格が決定した後、できるだけ速やかに応募者に送付しましょう。応募者は自社だけでなく複数の企業に、同時に応募しています。迅速な通知は、内定辞退の防止にもつながるでしょう。
最終面接から1週間以内、遅くとも2週間以内に送付するのが一般的です。まずは電話やメールで口頭の内定通知を行い、その後正式な書面を送付します。
以前は多くの企業が郵送で送付していましたが、近年は電子メールやオンラインシステムを通じて内定通知を行うこともあるようです。
内定には法的な効力があり、一定の法的拘束力を持ちます。内定を出すことで「始期付解約権留保付労働契約」という労働契約が成立すると考えられるからです。
これは入社日が定められ、かつ企業側に一定の条件下で解約する権利が留保された労働契約という意味です。
しかしながら、内定後に企業側が一方的に内定を取り消す（解約権を行使する）ことは原則としてできません。内定により条件付きとはいえ労働契約は成立しており、これを解約することは、労働契約法に基づき解雇と同様と考えられるためです。
内定取り消しが認められるのは、「会社側が採用内定当時知ることができない理由があり、その理由が客観的に合理的と認められて、社会通念上相当であるとして是認することができる」場合に限られます。つまり、解雇と同様に厳しく判断されます。
たとえば卒業できなかったり、重大な経歴詐称が判明したりといった、限定的な理由がある場合のみ、内定取り消しが認められるのです。
業績悪化などの企業側の都合による内定取り消しは整理解雇と同じ要件で厳しく判断されます。その要件を満たさない内定取り消しを行った場合には、不当解雇と同様の法的リスクが生じ、損害賠償の対象となることもあります。
一方、応募者側からの内定辞退は、原則として民法第627条第1項の規定に基づき認められています。この規定は入社後の無期労働契約の労働者が、2週間前までに会社に申し入れることにより労働契約を解約できる（退職できる）ことを定めるものです。前述の通り、内定についても法的には労働契約が成立していると考えられるため、この規定が同様に適用されます。、従って、会社側は一定のルールのもと、内定者からの申し出を受けて内定辞退を承認することが一般的です。
内定承諾書に承諾期限を設けるのは、この判断期間を確保するためでもあります。
企業側としては内定辞退を防ぐために、内定者フォローを丁寧に行うことが重要です。定期的な連絡や懇親会の開催、先輩社員との交流機会の提供などを通じて、入社への意欲を維持しましょう。
内定通知書には、応募者が入社を決断するために必要な情報を記載します。主な記載内容や同封する書類をまとめました。
内定通知書に記載する内容は、以下のとおりです。
採用内定のお知らせ
提出書類と提出期限
入社日
労働条件
担当者の連絡先
まずは採用を決定したことを、明確に伝えます。続いて提出書類のリストと、それぞれの提出期限を明記します。
入社日は正式な入社予定日を記載します。新卒採用の場合は4月1日が一般的ですが、中途採用の場合は個別に調整した日付を記載してください。
労働条件については、配属予定部署や職種、勤務地、給与の概要、勤務時間、休日などの基本的な情報を記載します。詳細な労働条件は別途労働条件通知書で正式に通知しましょう。（通知内容は労働基準法施行規則第5条第1項に規定されています。）
最後に担当者の連絡先も忘れずに記載します。疑問点や確認事項がある場合に、応募者が気軽に連絡できるよう、人事担当者の氏名や部署名、連絡方法を明記してください。
同封する書類は、以下の通りです。
入社（内定）承諾書
労働条件通知書 など
内定承諾書は、応募者が内定を承諾する意思を示すための書類です。氏名や住所などの基本情報を記入し、署名・押印して返送してもらいます。
また労働条件通知書は、労働基準法で交付が義務付けられている書類です。内定段階で同封する場合と、入社時に改めて交付する場合があります。
その他に会社案内や新入社員向けのガイドブック、提出書類の記入例、返信用封筒なども同封すると、応募者にとって親切です。
以下は、内定通知書のテンプレートです。
また必要に応じて、以下の内容を盛り込みます。
雇用形態および契約期間の定めの有無（例：正社員・期間の定めなし）
時間外労働の有無および想定される残業時間（固定残業代の有無を含む）
新卒採用を想定する場合は「卒業を条件とする」などの内定条件（留保条件）
重大な経歴詐称が判明した場合等、内定取消事由についての留保事項
そのほか企業の実情に合わせて、変更してください。
内定通知書を送付するメリットは、採用の意思を正式に伝えることで、応募者に安心感を与えられることです。また労働条件や入社日、提出書類などの情報を明確に伝えることで、後のトラブルを防げます。
一方デメリットとしては、書類作成や郵送に手間とコストがかかる点が挙げられます。
とはいえ内定通知書は応募者に送付することが一般的です。これを送付しないと応募者から、不信感を抱かれるきっかけになることも考えられます。
応募者と信頼関係を築き、スムーズな入社につなげるためにも、丁寧な内定通知書を作成しましょう。
内定通知書を送付する際には、注意したい点があります。ここでは内定通知書を送付するときの注意点を見ていきましょう。
内定通知書はあくまで「内定を告知する書面」です。労働条件等に関する重要事項は、別途書面で明記してください。
将来的に配置転換の可能性がある場合は、内定通知書だけでなく、労働条件通知書にも明記する必要があります。労働条件通知書に記載がないまま入社後に配置転換を命じると、労働条件の不利益変更として問題になる可能性があります。
特に勤務地限定や職種限定で採用した場合は、その旨を明確に記載し、配置転換の範囲を限定する必要があります。たとえ内定通知書に記載があったとしても、契約内容に関わる事項は、別途必要な書類を用意してください。
内定承諾書の提出期限を設定する際は、応募者に十分な検討時間を与えることが重要です。
一般的には内定通知書を受け取ってから、1週間から2週間程度の期限を設けます。
あまりに短い期限を設定すると、応募者が焦って決断を迫られ、後で内定辞退につながるかもしれません。また新卒採用の場合、内定の時期や承諾期限については、就職協定や採用選考指針などのルールに配慮する必要があります。
なお応募者から期限の延長を求められた場合は、可能な範囲で柔軟に対応することも検討しましょう。
内定通知書に記載する情報は、正確性を期すことが重要です。入社日や給与額、勤務地などの誤記載は、後のトラブルの原因となります。
特に労働条件については、就業規則や雇用契約書の内容と齟齬がないよう、人事担当者間で複数回チェックするのがおすすめです。
また企業名や代表者名、押印なども正確に行います。正式な文書としての体裁を整えることで、企業の信頼性を示すことができます。
内定辞退を防ぐために、内定通知書の送付と同時に入社までの内定者フォローの計画を伝えることも効果的です。
内定者懇親会の日程や配属予定部署の見学会、先輩社員との交流機会、入社前研修の予定などを案内することで、応募者は入社後のイメージを具体的に描けるようになります。
特に内定から入社までの期間が長い新卒採用の場合、定期的な連絡や交流機会を設けることで、内定辞退の防止と入社意欲の維持につながります。
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オンボーディングとは？目的や導入の流れ、成功事例を徹底解説！オンボーディングの目的やOJTとの違い、導入手順、成功のポイント、企業事例をわかりやすく解説します。内定通知書は企業が採用を決定したことを、応募者に正式に伝える重要な書類です。採用通知書とは異なり、採用を内定した段階で送付します。入社に向けた手続きの第一歩です。
内定通知書を交付すると、内定が確定したこととされ、法的には「始期付解約権留保付労働契約」の成立として扱われます。この後は原則として、企業側が一方的に内定を取り消すことはできません。解雇の場合と同じく、極めて限定的な理由がある場合のみ、内定取り消しが認められます。
内定通知書には採用内定の通知や入社日、提出書類、労働条件の概要のほか、担当者の連絡先も記載します。労働契約に関わる重要事項は、別途労働条件通知書など専用の書類にも明記してください。
丁寧な内定通知書の作成と送付は、応募者との信頼関係を築き、内定辞退の防止にもつながります。自社の状況に合わせた適切な内定通知書を作成し、優秀な人材のスムーズな確保につなげてください。
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安森 将
やすもり社会保険労務士事務所 代表
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