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「パワーポイントのボタン文言を全スライドで直す」、「Wordの表記揺れを揺れなく統一する」、「CSVの重複データを探して別ファイルに出す」——こうした作業は、1つ1つを見れば難しくありませんが、件数が増えるほど地味に時間を食い、しかも人間がやると抜け漏れが起きやすいという厄介さがあります。
この記事では、LegalOn Technologiesが公開した動画「エンジニア以外も簡単に使える！ChatGPT Codexで面倒な資料修正を自動化する方法｜PPT・Word・CSVも一括対応」の内容をもとに、ChatGPTのCodex（コデックス）を使って面倒な一括修正作業を自動化する方法を解説します。
目次
Codexは、コードを書いたりファイルを修正したり、作業を自動化できるAIエージェントです。「コード」という名前や、開発者向けのイメージから、エンジニア専用のツールだと思われがちです。
実は、Codexが本質的にやっているのは「指示された作業を、対象に対して実際に実行する」ことです。ChatGPTに文章を書かせて自分でコピー＆ペーストするのとは違い、ファイルそのものを開いて修正し、完成形として書き出してくれます。この「実際に手を動かしてくれる」性質が、営業・マーケティング・カスタマーサポートといったビジネスサイドの人にとっても価値になります。
例えば次のような作業は、いずれもビジネスの現場で日常的に発生するものです。
これらに共通するのは、「やることのルールがはっきり決まっている」という点です。逆に言えば、「なんとなくいい感じに直してほしい」といった曖昧な依頼はCodexの苦手分野です。人間の感覚的な判断を代わりにやらせようとすると、期待とズレた結果が返ってきやすくなります。
ここから、実際にどんな依頼をすればいいのか、具体的な活用例を3つ見ていきます。
ダミーの営業資料を例にします。各スライドには「お問い合わせ」というCTAの文言が入っており、これを全スライドで「無料デモを予約」という文言に置き換えたいとします。さらに、表紙以外のスライドには右下にページ番号を追加し、「社外秘」というフッターも入れたいとします。
手作業でもできますが、スライドが20枚、30枚と増えると抜け漏れが起きやすくなります。そこでCodexには次のように依頼します。
添付のPowerPointを以下のルールで一括修正してください。
- 対象：表紙以外の全スライド
- 修正内容：
- 「お問い合わせ」を「無料デモを予約」に変更
- 右下にページ番号を追加
- フッターに「社外秘」を追加
- 変更内容を一覧でマークダウンに出す
制約：
- 元ファイルは上書きしない
- レイアウトはなるべく崩さない
- 修正後のPowerPointは別ファイルで出力
- 非エンジニアにもわかる実行手順をREADMEに書く
この依頼文の中で特に重要なのが「対象」と「変更内容を一覧で出力してください」という2点です。「対象」を明示することで表紙まで誤って修正されるのを防ぎ、「変更内容の一覧」を出させることで、後から人間がどこが変わったのかをスライドを1枚ずつ見比べなくても確認できます。
ポイントは「いい感じに直して」ではなく、「どこを・何に・どう直すか」を明確なルールとして書くことです。Codexは、センスで判断する作業よりも、明確なルールに沿った一括処理を得意とします。
実はWordは、PowerPoint以上に一括修正と相性が良い文書形式です。スライドと違って情報がテキスト中心で構造がシンプルなため、Codexが機械的にルールを適用しやすいという特徴があります。
例えば次のような修正は、人間がやると見落としがちですが、ルール化しやすいためCodexに向いています。
Codexへの依頼はこのようなイメージです。
添付のWord文書を以下のルールで修正してください。
- 修正内容：
- 「弊社」をすべて「当社」に統一
- 「ユーザ」を「ユーザー」に統一
- 「お問合せ」を「お問い合わせ」に統一
- フッターに「Confidential」「Demo only」を追加
- 修正版は別ファイルで出力
- 変更点を一覧化する
制約：
- 元ファイルは上書きしない
- 見出しと本文のレイアウトはなるべく維持する
- 非エンジニアにも分かる説明をつける
「非エンジニアにも分かる説明をつける」という一文を入れておくのも実務上のコツです。Codexは本来エンジニア向けのツールでもあるため、何も指定しないと専門的な説明が返ってくることがあります。この一文があるだけで、変更点の一覧が誰にでも読める言葉でまとめられます。
契約書や提案書、マニュアルなど、文章が長くなればなるほど、この一括修正の価値は大きくなります。数十ページの文書を人間が最初から最後まで見直す手間を考えると、時短効果は明らかです。
PowerPointやWordだけでなく、CSVやExcelのようなデータ処理もCodexは得意です。営業リストや顧客リストの管理でありがちな次のような作業が例として挙げられます。
こうした作業は、Excelの関数やピボットテーブルでもできなくはありません。ただし、条件が複数重なる集計や、重複判定のロジックが少し複雑になると、関数を組むだけで時間がかかったり、途中で条件を間違えたりしがちです。Codexであれば、やりたいことを自然な日本語で伝えるだけで処理を実行してくれます。
Codexへの依頼は次のようになります。
このCSVを処理してください。
- やりたいこと：
- メール列で重複を検出
- 会社ドメイン別に件数を集計
- ラストコンタクトが30日以上前のリードを抽出
- ステージ別に件数を集計
- 結果を別々のCSVで出力
制約：
- 元ファイルは上書きしない
- 処理手順もREADMEに書く
そうすると、Codexは以下のようにそれぞれのCSVを作成してもらいました。
このように、ルール化できる作業であれば、CSVの整形・集計もCodexに任せる価値があります。
エンジニアがCodexを使う際にも共通する話ですが、得意・不得意を整理しておくと依頼の判断がしやすくなります。
得意なこと
これらに共通するのは、「正解が1つに決まる」作業だという点です。「Aという表記をBに直す」「重複を検出する」といったタスクは、人間が判断しても機械が判断しても結果は同じになります。だからこそCodexに任せても安心して丸ごと渡せます。
不得意なこと
一方でこちらは、「正解が状況によって変わる」作業です。デザインの美しさは人の感性や会社のブランドガイドラインに左右されますし、法務・会計・セキュリティのチェックは誤りが許されないため、最終的には必ず責任を持てる人間の目が必要になります。
つまりCodexは、仕事をすべて丸投げできる魔法の箱ではありません。「面倒な下作業をCodexに任せ、人間は確認と最終判断に集中する。」これが最も使いやすい考え方です。
Codexに依頼する際は、あらかじめテンプレートを決めておくと楽です。次の4点を入れることをおすすめします。
こちらの4点は、それぞれが「Codexの誤解」を防ぐ役割を持っています。
「目的」を書いておくと、Codexが修正の意図を汲み取りやすくなり、ルールに書き漏れがあっても目的に沿った判断をしてくれる可能性が上がります。
「対象」を明確にしないと、直してほしくない箇所まで修正されるリスクがあります。
「修正ルール」が曖昧だと、Codexが独自の解釈で処理してしまいます。
そして「出力」の形式を指定しておかないと、変更点が分からないまま完成ファイルだけが返ってきて、結局人間が全部見直す羽目になります。
この4点を毎回書く習慣をつけておくと、依頼のたびに文面を考える時間が減り、Codex側の解釈のブレも小さくなります。
便利さの一方で、次の点には注意が必要です。
最初はコピーしたファイルやダミーデータで試すようにしましょう。
どんなツールであっても、初めて使うときは想定通りに動くかどうかが分かりません。個人情報や機密情報が入ったファイルを最初のテストに使うのは避け、まずは影響のないデータで挙動を確認するのが安全です。
依頼文には「元ファイルは上書きしない」と明記しましょう。
Codexにどれだけ明確なルールを渡しても、意図しない形で修正されてしまう可能性はゼロではありません。元ファイルさえ残っていれば、修正結果が想定と違ったときにやり直せます。
PowerPointはレイアウト崩れの可能性があり、Wordも細かい体裁は目視確認が必要です。CSVの集計結果も、数字が想定と合っているかどうか確認しましょう。特に数字の集計はミスがあっても気づきにくいため、いくつかのサンプルを手動で検算するなど、二重チェックの仕組みを持っておくと安心です。
便利だからこそ、任せる範囲と確認する範囲を分けることが大切です。
ChatGPTのCodexは、エンジニア専用のツールではありません。PowerPoint、Word、CSV、HTML、Markdownなど、面倒な一括修正作業を任せられる場面が数多くあります。
「この作業、地味に面倒だな」と感じたら、まずCodexに一度試してみることをおすすめします。
Professional AI Media編集部