Googleドライブの新機能「プロジェクト機能」を使ってみた！Gemini Notebookとの違いも解説

Googleドライブのプロジェクト機能とは？

これまでのフォルダーは、ファイルを種類ごとに仕分ける保管場所でした。しかしこれだと、複数のフォルダーに散らばっているファイルを1つの案件で同時に使いたいときに、あちこちのフォルダーを開いて探す手間がかかっていました。

そこで登場したのが新しい「プロジェクト機能」です。この機能は、ファイルのデータそのものは元のフォルダーに置いたまま、必要なファイルへのリンクだけを1つの場所にまとめて管理できる機能です。

最大のメリットは、Geminiがそのプロジェクト内のファイルをすべて把握してくれる点です。登録されたファイルの内容や更新履歴をGeminiが常に理解しているため、「このプロジェクトを要約して」「次にやるべきタスクを教えて」といった相談をチャットでいつでもできるようになります。

さらに、1つのファイルを複数のプロジェクトに同時に所属させられるという隠れたメリットもあります。ファイルの実体は1つのままなので、データをコピーして容量を圧迫することもなく、「どれが最新版だっけ」と混乱するのも防げます。

Googleドライブプロジェクト機能の使い方は3ステップ｜驚くほど簡単

プロジェクト機能の使い方は、驚くほどシンプルです。

1. プロジェクトの作成

パソコンのブラウザでGoogleドライブを開き、左メニューの「プロジェクト」から新規作成します。

2. ソースの追加

例えば「株式会社A社 提案」といったプロジェクト名を入力すると、Geminiがドライブ内から関連しそうなファイルを自動で提案してくれます。フォルダごと丸ごと登録することも可能です。

3. Geminiに相談する

画面右上のGeminiアイコンからチャットを開始し、「要約して」「タスクを出して」と指示するだけ。ワンクリックで回答をスプレッドシートに出力することもできます。

なお現在、新規作成やGeminiとの詳細なチャットはPCのWebブラウザのみの対応です。スマホアプリからは共有設定や名前の変更しかできないため、基本はパソコンで操作するのがおすすめです。

Googleドライブプロジェクト機能に適する3種類の仕事

「Gemini Notebookと何が違うの?」と思った方も多いはずです。プロジェクト機能は、次の3つの特徴を持つ仕事で圧倒的な強みを発揮します。

1. 毎日どんどん中身が変わる仕事

Googleドライブのプロジェクト機能は、進行管理シートや毎週更新される議事録のように、日々新しい情報にアップデートされていく資料を扱う仕事に適しています。

Gemini Notebook（旧NotebookLM）の場合、一度取り込んだファイルは元のデータが更新されても古い情報のままで、最新にするには手動で取り込み直す必要があります。一方プロジェクト機能なら常に自動で最新の状態を追いかけてくれるため、「今の最新状況はどうなってる?」とGeminiに聞くだけで済みます。

2. 綺麗な書類だけでは完結しない仕事

企画書やマニュアルの情報さえあれば前に進められる仕事ばかりではありません。実際にはメールのやり取りやカレンダーの予定など、色々な場所に情報が散らばっています。プロジェクト機能なら、画面下の検索許可をオンにするだけで、自分のGmailやGoogleカレンダー、チャットの履歴まで横断してリサーチしてくれます。

3. チームメンバーや社外の人と一緒に進める仕事

同じ最新資料をベースに、みんなでGeminiに相談しながら進めたいときに活躍します。

プロジェクトを他の人に共有する際、元のファイルへのアクセス権限があるメンバー同士であれば、会社のセキュリティを守ったまま安全に同じプロジェクトを共有できます。メンバーが変わるときの引き継ぎも、プロジェクトを共有するだけで一瞬で完了します。

Googleドライブプロジェクト機能とGemini Notebookの違い

ここまで紹介した3つのGoogleドライブプロジェクト機能に適する仕事を踏まえると、両者は似ているようで得意な仕事のタイプがはっきり分かれていることが分かります。

Gemini Notebook（旧NotebookLM）は、Webサイトや論文、過去に確定した資料など「動かない情報」をじっくり読み込み、そこからスライドや音声解説といった新しい成果物を作り出すことに強みがあります。

一方でプロジェクト機能は、日々更新される社内の業務書類やメール、カレンダーといった「動き続ける情報」を横断的に把握し、チームで進行中の仕事を前に進めることに向いています。

この違いをもう少し具体的に整理したのが、以下の比較表です。

明日から使える活用シーン3選

先ほどの3つの特徴に当てはまる、明日から使える具体例を3つ紹介します。

シーン1：定例会議の議事録からタスクを自動抽出

毎週新しい議事録が追加されていくフォルダーをプロジェクトに指定します。週末に「過去3ヶ月分の議事録をまとめて、未完了のタスクを担当者と期限付きで一覧化して」と頼むだけで、バラバラのファイルを一気にめくって綺麗な表にしてくれます。

シーン2：クライアント引き継ぎやトラブル対応

提案書だけでなく、その顧客との過去のメールスレッドもプロジェクトに登録します。「この案件、なんで途中で仕様変更になったの?」とGeminiに聞くと、書類には載っていないメールでの交渉の裏事情や顧客のこだわりを一瞬で要約して教えてくれます。

シーン3：新入社員のオンボーディング

会社案内やマニュアルのフォルダーをプロジェクト化して新入社員に共有します。新入社員は先輩の手を止めることなく、「経費精算ってどうやるんですか?」とGeminiに質問して自己解決できるようになります。

知っておくべきセキュリティと運用ルール3つ

実務でプロジェクト機能を使う上で、絶対に知っておくべき3つのセキュリティ・運用ルールを紹介します。

1. 元のドライブのアクセス権限が絶対優先される

プロジェクトにファイルを登録しても、元のドライブで閲覧権限がないメンバーには鍵マークが表示され、Geminiもその内容について回答しません。

2. メールのプライバシーは完全に守られる

自分がソースに追加したGmailの内容は、プロジェクトを共有しても他の人には一切表示されません。他の人がGeminiに「社長宛メールの中身を教えて」と聞いても、Geminiは完全に拒否します。

3. 共有時に付与したファイルのアクセス権限は自動では消えない（要注意）

プロジェクトを共有する際、権限がないファイルがあると「このメンバーにファイルのアクセス権限も付与しますか?」という確認画面が表示されます。ここで権限を付与して共有した場合、後からプロジェクトのソースからそのファイルを外しても、元のGoogleドライブ上のアクセス権限は自動では削除されません。

「プロジェクトから消したから共有も外れたはず」と思い込んでいると、元のドライブでは閲覧可能なままということが起こり得ます。見せる必要がなくなった資料は、必ず元のGoogleドライブ側で直接アクセス権限を解除するようにしましょう。

まとめ：Gemini Notebook（旧NotebookLM）との使い分け

最後に、Gemini Notebook（旧NotebookLM）とプロジェクト機能の使い分けをまとめます。世の中のWebサイトや論文、過去の確定資料などをじっくり深くリサーチして、スライドや音声などの新しい成果物を作って学びたいときはGemini Notebook（旧NotebookLM）が向いています。一方、毎日更新される社内の業務書類やメール、カレンダーを巻き込んで、チームみんなで今動いている仕事をスピード感を持って進めたいときは、Googleドライブのプロジェクト機能を使うとよいでしょう。

まずは身近な業務から1つ、プロジェクトを作ってみるところから始めてみてください。