服務規律とは？記載内容や作成のポイント、違反時の罰則まで徹底解説！

服務規律とは

服務規律とは、企業が従業員に遵守を求めるルールを定めたものです。従業員は職務上の責任を自覚し、誠実に職務を遂行するとともに、会社の指揮命令に従って業務能率の向上や職場秩序の維持に努めなければなりません。

服務規律は就業規則に必須の項目ではありませんが、労働基準法第89条の「相対的必要記載事項」に該当します。企業が定めを置く場合には就業規則に記載しなければなりません。単に従業員の心得を定めるだけでなく、「規律にないことによっては処分できない」という罪刑法定主義の原則に基づき、懲戒処分の正当性を支える法的な根拠となります。そのため、会社は就業規則に「服務規律」および「遵守事項」を定めることが一般的です。

まずはこれらを含む規則の概要を確認していきましょう。

就業規則との違いは？

就業規則は、労働条件や職場のルール全般を定めた包括的な規則集です。労働時間・休日・賃金・退職といった労働条件に関する事項から懲戒処分まで幅広い内容が含まれます。服務規律は、就業規則の一部分です。

常時10人以上の従業員を使用する事業場では、就業規則の作成と労働基準監督署への届出が法律で義務付けられています。一方服務規律は、就業規則のうち、従業員が職場で守るべき行動規範や禁止事項を具体的に定めたものです。

なお服務規律を独立した規程として作成する企業もありますが、その場合でも、就業規則の一部として扱われます。

服務規律を作成するメリット

服務規律を定める主なメリットは、以下の3つです。

1. トラブル時の対応がスムーズになる

2. コンプライアンス意識が向上する

3. 企業秩序を維持できる

従業員の問題行動が発生した際、服務規律に明確な定めがあれば、何が違反にあたるのか、どのような処分が妥当なのかを判断する基準となります。この定めがないと懲戒処分が無効とされるリスクがありますが、事前に明文化しておくことで適切な対応が可能になるのです。

またコンプライアンス意識の向上効果も期待できます。服務規律で遵守すべき法令や社会規範を明示することで、従業員一人ひとりの法令遵守意識が高まるからです。特にハラスメント禁止や個人情報保護、SNSの適切な利用など、現代的なリスクに対応した規定を設けることで、企業全体のコンプライアンス遵守のための体制が強化されます。

さらに企業秩序が維持できることも、大きなメリットです。服務規律で職場での基本的なマナーや協調性、業務への取り組み姿勢などを明確にすれば、従業員が共通の価値観を持って働けます。新入社員に対しても、会社が求める行動基準を明確に伝えられるのがポイントです。

服務規律の内容と具体例

服務規律に記載する内容は企業によって異なります。ここでは一般的な企業でよく見られる服務規律や条文例をご紹介します。

※服務規律の内容は、業界や業種、企業の規模、職種、働き方（在宅勤務の有無など）によって適切な形が異なります。以下に挙げる内容や具体例は、あくまでも一例であり、すべての企業に当てはまるものではありません。実際に制度を設計・運用する際には、自社の実態や業務上の必要性を踏まえ、法令やガイドラインとの整合性を確認しながら、無理のない形で検討することが大切です。

記載内容①従業員の遵守義務

服務規律の基本となるのが、従業員が職務を遂行する上で守るべき一般的な義務です。誠実労働義務、企業秩序遵守義務、職務専念義務の3つが含まれます。これらの義務の具体的な内容や例は、以下のとおりです。

出典：厚生労働省「第３章 服務規律」

記載内容②遅刻・早退・欠勤等の扱い

勤怠に関する具体的なルールも、服務規律で定めます。遅刻・早退・欠勤時の連絡方法や連絡先、時間帯などを明確にしておくことで、適切な労務管理が可能になります。

また無断欠勤が続いた場合の取り扱いについても明記しておくと、トラブル防止に役立ちます。具体例として以下が挙げられます。

従業員は、遅刻、早退または欠勤をする場合には、業務に支障を生じさせないよう努めるものとし、やむを得ない事情がある場合を除き、事前に会社が定める方法により、所定の連絡先へ連絡しなければならない。

• 前項の連絡は、原則として始業時刻までに行うものとし、事前連絡が困難な場合には、その事情が解消され次第、速やかに連絡を行うものとする。

• 従業員は、遅刻、早退または欠勤の理由について、会社から求められた場合には、合理的な範囲で説明を行い、必要に応じて証明書類を提出しなければならない。

• 正当な理由なく、前各項に定める連絡を行わずに欠勤した場合は、無断欠勤として取り扱う。

• 無断欠勤が継続し、または反復された場合には、その態様、期間、回数、業務への影響その他の事情を総合的に考慮したうえで、懲戒処分の対象とすることがある。

• 遅刻、早退または欠勤が常習的であり、業務遂行または職場秩序に重大な支障を生じさせた場合には、前項に準じて懲戒処分の対象とすることがある。

記載内容③服装や身だしなみについて

業種や職種によっては、服装や身だしなみに関する規定が必要です。特に接客業や営業職では、身だしなみが企業のイメージに直結します。制服の着用や清潔感の維持といった一般的な規定のほか、業界特有の基準があれば、あわせて明記しましょう。具体例として以下が挙げられます。

• 従業員は、業務に従事するにあたり、職務内容および会社の社会的信用を踏まえ、清潔感のある服装および身だしなみを保持しなければならない。

• 接客業務または営業業務等、会社のイメージが業務遂行に影響を及ぼす職種に従事する従業員については、会社が別途定める服装・身だしなみの基準に従うものとする。

• 会社が制服の着用を定めている場合には、業務時間中は原則として当該制服を着用し、適切に管理するものとする。

• 前各項に定める基準は、業務上の必要性に基づくものとし、個人の思想、信条または私生活に不当に立ち入るものではない。

• 正当な理由なく、前各項に定める服装または身だしなみの基準に従わない場合には、その態様および業務への影響等を総合的に考慮したうえで、指導または懲戒の対象とすることがある。

ただし、過度に詳細な規定や、業務上の必要性を欠いて個人の自由を不当に制限する内容は、プライバシー権の侵害とみなされるおそれがあります。服装や身だしなみに関する規定を設ける場合には、個人の自由を尊重しつつ、「安全の確保（例：製造現場）」や「顧客への信頼（例：金融業）」など、客観的な業務上の必要性に基づいて定める必要があります。

記載内容④ハラスメント関連事項

職場でのハラスメント防止は、現代の服務規律においては必須項目です。セクシュアルハラスメントやパワーハラスメント、マタニティハラスメントなど、さまざまな形態のハラスメントを禁止することを明記します。具体例として以下が挙げられます。

• 従業員は、職場において、他の従業員の人格や尊厳を侵害し、就業環境を害する一切のハラスメント行為を行ってはならない。

• 前項のハラスメントには、セクシュアルハラスメント、パワーハラスメント、マタニティハラスメントを含み、これらに限られないものとする。

• ハラスメントに該当するか否かは、行為者の意図の有無にかかわらず、当該行為の内容、態様、受け手の受け止め方および職場環境への影響等を総合的に考慮して判断されるものとする。

• 従業員は、ハラスメントを受けた場合またはそのおそれがある場合には、会社が定める相談窓口に相談または申告することができる。

• 会社は、ハラスメントに関する相談または申告があった場合には、速やかに事実関係を確認し、適切かつ公正に対応するものとする。

• ハラスメントに関する相談または申告を行ったこと、あるいは調査に協力したことを理由として、当該従業員に対し不利益な取扱いを行ってはならない。

• 正当な理由なくハラスメント行為を行った場合には、その態様、頻度、職場への影響その他の事情を総合的に考慮したうえで、懲戒処分の対象とすることがある。

また相談窓口の設置や、通報者への不利益取り扱いの禁止なども併せて定めるとよいでしょう。

記載内容⑤備品・施設利用の規則

会社の備品や施設を適切に使用するためのルールも大切です。私的利用の禁止や備品の適切な管理、許可のない持ち出しの禁止などを明記します。

特に情報機器の利用については、セキュリティの観点から、詳細なルールを設けることが推奨されます。具体例として以下が挙げられます。

• 従業員は、会社が貸与または設置した備品および施設について、業務目的の範囲内で適切に使用し、私的な目的で使用してはならない。

• 従業員は、会社の備品および施設を善良な管理者の注意をもって取り扱い、破損、紛失または盗難等が生じた場合には、速やかに会社へ報告しなければならない。

• 会社の許可なく、備品、書類、データその他会社の管理下にある物品を社外へ持ち出してはならない。

• 会社が貸与するパソコン、スマートフォン、タブレットその他の情報機器については、会社が別途定める情報セキュリティおよび利用に関する規程を遵守しなければならない。

• 前項の情報機器について、無断でソフトウェアをインストールすること、会社の承認を得ずに外部記録媒体やクラウドサービスを利用することを禁止する。

• 会社の情報機器またはネットワークを利用して、業務に関係のない閲覧、送受信、投稿その他会社の信用を損なうおそれのある行為を行ってはならない。

• 正当な理由なく前各項に違反した場合には、その態様、結果および業務への影響等を総合的に考慮したうえで、指導または懲戒処分の対象とすることがある。

記載内容⑥兼業・副業の範囲

働き方改革の流れを受けて、副業・兼業を認める企業が増えています。服務規律では必要に応じて、範囲や条件を示しておきましょう。

許可制とする場合は「会社の許可を得た場合に限り、副業・兼業を行うことができる」と規定し、許可基準や申請手続きを別途定めます。禁止または制限する場合は「本業に支障をきたす副業」「競合他社での就労」「会社の信用を損なう副業」などの具体的な内容を示しましょう。なお近年は原則容認とした上で、一定の制限を設ける企業も増えています。具体例として以下が挙げられます。

• 従業員は、会社の業務に支障を生じさせない範囲において、兼業または副業を行うことができる。

• 兼業または副業を行う場合には、事前に会社所定の方法により届出または申請を行い、会社の確認または許可を得なければならない。

• 次の各号のいずれかに該当する兼業または副業については、これを禁止し、または会社は許可しないことがある。
  ・会社の業務に支障をきたし、またはそのおそれがあるもの
  ・労働時間、健康管理または安全配慮義務の観点から問題があるもの
  ・会社と競合する事業を行うもの、または競合他社で就労するもの
  ・会社の信用、名誉またはブランド価値を損なうおそれがあるもの
  ・会社の営業秘密、個人情報その他の機密情報を不正に利用するおそれがあるもの

• 兼業または副業を行う場合であっても、従業員は誠実労働義務、守秘義務その他の服務規律を遵守しなければならない。

• 従業員が、届出または許可を受けた内容と異なる兼業または副業を行った場合、または前各項に違反した場合には、その態様および業務への影響等を総合的に考慮したうえで、指導または懲戒処分の対象とすることがある。

記載内容⑦競業避止義務

会社の営業秘密、顧客情報その他の重要な情報を保護するため、一定の従業員については、退職後における競合他社への転職を制限する規定を設けることがあります。

もっとも、退職後の転職制限は、従業員の職業選択の自由に重大な影響を及ぼすため、業務内容、在職中に取り扱った情報の性質、制限の期間および範囲等を踏まえ、合理的な範囲に限定して定める必要があります。

そのため、服務規律または別途定める規程において、対象となる従業員、競合他社の範囲、制限期間等を明確にしたうえで規定することが重要です。

以下は、競合他社への転職制限に関する具体例です。

• 従業員は、退職後一定期間において、会社の営業秘密、顧客情報その他の機密情報を利用して、会社と競合する事業を行い、または競合他社に就職してはならない。

• 前項に定める競合他社とは、会社が現に営む事業または退職時に従業員が従事していた業務と、事業内容または市場において競合関係にある企業をいう。

• 競合他社への転職制限の対象となる従業員、制限期間および制限内容については、業務内容および職位等を考慮し、別途会社が定めるものとする。

• 前各項の規定は、会社の正当な利益を保護するために必要かつ合理的な範囲に限り適用されるものとする。

• 本条に違反した場合には、会社は損害賠償請求その他法的措置を講じることがある。

記載内容⑧秘密保持義務・個人情報保護に関する事項

業務上知り得た機密情報や個人情報の保護は、現代のビジネスにおいて極めて重視されています。特に、営業秘密、顧客情報、取引先情報、個人情報等については、利用目的の限定、第三者への開示・漏えいの禁止、適切な管理方法を定めるとともに、在職中のみならず退職後も秘密保持義務が継続することを明示しておくことが重要です。また特約や誓約書の徴収を併用するケースもあります。

以下は、秘密保持義務および個人情報保護に関する具体例です。

• 従業員は、業務上知り得た会社の営業秘密、技術情報、顧客情報、取引先情報、個人情報その他一切の機密情報について、在職中はもとより退職後においても、第三者に開示または漏えいしてはならない。

• 従業員は、前項の機密情報を、業務目的の範囲内でのみ利用するものとし、私的な目的で利用してはならない。

• 従業員は、機密情報および個人情報について、会社が定める情報管理およびセキュリティに関する規程を遵守し、適切に管理しなければならない。

• 従業員は、会社の承認なく、機密情報または個人情報を第三者に提供、送信、複製、持ち出し、または外部記録媒体やクラウドサービス等へ保存してはならない。

• 機密情報または個人情報の漏えい、滅失、毀損またはそのおそれが生じた場合には、従業員は速やかに会社へ報告し、その指示に従わなければならない。

• 正当な理由なく前各項に違反した場合には、その態様および会社に与えた影響等を総合的に考慮したうえで、指導または懲戒処分の対象とすることがある。

記載内容⑨その他

最近では在宅勤務やSNSでの情報発信範囲について、服務規律で定められることが増えています。在宅勤務に関する規定では、業務時間の管理や業務環境の整備、セキュリティの確保などについて定めます。またSNS利用に関する規定では、会社や業務に関する情報をSNSで発信する際のルールを明確にしましょう。

◆在宅勤務に関する具体例

• 在宅勤務を行う従業員は、会社が定める在宅勤務に関する規程および指示を遵守し、所定の業務時間中は業務に専念しなければならない。

• 在宅勤務においては、業務時間の管理、業務環境の整備および情報セキュリティの確保について、従業員自らが適切に対応するものとする。

• 在宅勤務中であっても、会社の情報資産、個人情報および機密情報については、社内勤務時と同様に適切に管理し、漏えい、滅失または不正利用を防止しなければならない。

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◆SNS利用に関する具体例

• 従業員は、SNS、ブログ、掲示板その他インターネット上の媒体を利用して、会社または業務に関する情報を発信する場合には、会社が定めるルールを遵守しなければならない。

• 従業員は、SNS等において、会社の信用、名誉またはブランド価値を損なうおそれのある発信、虚偽または誤解を招く発信、ならびに機密情報や個人情報を含む発信を行ってはならない。

• 従業員が、私的な立場で情報発信を行う場合であっても、当該発信が会社または業務と関連付けて受け取られる可能性があることを十分に認識し、慎重に行動しなければならない。

• 正当な理由なく前各項に違反した場合には、その態様、影響および結果等を総合的に考慮したうえで、指導または懲戒処分の対象とすることがある。

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服務規律の作成手続きとポイント

服務規律を新たに作成したり、既存の内容を変更したりする場合には、適切な手続きを踏む必要があります。

服務規律を新たに作成するときの流れやポイントをまとめました。

服務規律作成時の流れ

服務規律は就業規則の一部です。作成や変更には就業規則と同様の手続きを踏んでください。

大まかな流れは、以下のとおりです。

• 意見の聴取

• 意見書を作成する

• 就業規則変更届を作成する

• 労働基準監督署に必要書類を提出する（届け出る）

• 従業員に周知する

就業規則を作成・変更する際は、労働者の過半数で組織する労働組合、またはそれがない場合は労働者の過半数を代表する者の意見を聴取する必要があります。そのうえで、聴取した意見をもとに意見書を作成します。

次に就業規則変更届を作成します。変更した就業規則と意見書を添付するための届出書です。様式は労働基準監督署の窓口や厚生労働省のウェブサイトから、入手できます。

最後に労働基準監督署に必要書類を提出します。就業規則変更届、変更後の就業規則、意見書の3点を所轄の労働基準監督署に提出してください。

服務規律を新設・変更するときのポイント

服務規律を作成・変更する際には、いくつかのポイントがあります。

• 服務規律の作成・変更後は、従業員へ周知する

• 不利益変更を行う場合は従業員の同意が必要

• 服務規律の内容は、具体的・明確に記す

服務規律は作成・変更しただけでは効力を持ちません。従業員に周知して初めて、有効になります。各職場への掲示や書面の配布、社内ネットワークでの提示等、すべての従業員が把握しやすい周知方法を実行してください。変更後、いつでも従業員が確認できる状態にしておくことが大切です。

また不利益変更を行う場合は、原則として従業員の同意が必要です。既存の服務規律を変更して従業員に不利益となる内容を追加する場合、個別に同意を得てください。

ただし変更内容が合理的であり、かつ変更後の就業規則を周知している場合は、個別同意がなくても有効とされることがあります。とはいえトラブルを避けるためには、できる限り従業員の理解を得ながら進めることが望ましいでしょう。

また服務規律の内容は、具体的で明確なものにすることが大切です。抽象的な表現では何が違反にあたるのか判断が難しく、懲戒処分の有効性が争われる可能性があります。一方で、あまりに細かすぎる規定は運用が困難になります。

バランスのよい服務規律を目指しましょう。

従業員が服務規律に違反した場合は

従業員が服務規律に違反した場合、会社は適切な対応を取る必要があります。懲戒処分を検討する際の流れは、以下のとおりです。

• 事実確認を行う

• 懲戒処分の有効性を判断する

• 違反内容に応じて、懲戒処分を決める

①事実確認を行う

まずは違反行為があったとされる事実を、正確に確認しましょう。具体的には、関係者への聞き取りや証拠品の収集、対象者の周囲にいる人物からのヒアリング、そして当事者本人への聞き取りを段階的に行います。この際、一方的に決めつけるのではなく、中立的な立場で客観的事実を集める姿勢が不可欠です。

②懲戒処分の有効性を判断する

事実確認の結果をもとに、懲戒処分の有効性を判断します。懲戒処分を科すには、以下の要件を満たす必要があります。

• 就業規則の懲戒事由に服務規律違反が含まれていること

• 懲戒事由に該当する事実が存在すること

• 懲戒事由と懲戒処分とのバランスが取れていること

• 他の類似ケースと比べて、処分内容が重すぎるなど公平性を欠いていないこと

• 適正な手続きに基づき、懲戒処分が行われていること

③違反内容に応じて、懲戒処分を決める

その後違反の程度や本人の反省の態度、過去の勤務態度などを総合的に考慮し、適切な懲戒処分を決定します。懲戒処分の種類は以下の7種類が挙げられます。

※本表は、上段に記載されたものほど軽度の懲戒処分であり、下段に行くほど処分内容が重くなります。 

ただし、労働契約法においては、懲戒処分が合理性を欠き、社会通念上相当と認められない場合、懲戒権の濫用として無効と判断されるおそれがあります。

懲戒処分を行う際は、当該行為の性質や態様、その他の事情を十分に踏まえたうえで、合理的な範囲内で慎重に検討してください。

（労働契約法第15条）

使用者が労働者を懲戒することができる場合において、当該懲戒が、当該懲戒に係る労働者の行為の性質及び態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、当該懲戒は、無効とする。

引用：労働契約法

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派遣社員は派遣元の服務規律が適用される

雇用関係がないため、派遣先企業に「懲戒権」はありません。しかし、派遣先には「施設管理権」があるため、社内での喫煙、セキュリティ、ハラスメント禁止といった職場ルールは派遣社員にも直接適用されます。トラブル発生時は、派遣先企業が直接処分を下すのではなく、速やかに事実関係を整理して派遣元企業に報告し、派遣元企業の就業規則に基づいた対処を依頼するのが正しい実務フローです。

まとめ

服務規律は、職場の秩序を維持し、従業員が守るべき行動規範を明確にするためのルールです。適切に作成・運用することで、トラブルの未然防止やコンプライアンス意識の向上、健全な企業文化の形成につながります。

服務規律を作成する際は、従業員の遵守義務、勤怠管理やハラスメント禁止など、必要な項目を漏れなく盛り込むことが求められます。また時代の変化に応じて、在宅勤務やSNS利用に関する規定など、新たな項目を追加することも検討しましょう。

違反があった場合は、事実確認と適正な手続きを経て、相当性のある処分を行います。

適切な服務規律の整備と運用は、企業と従業員双方にとってより良い職場環境を作る基盤となります。自社の実態に合った服務規律を整備し、健全な企業運営を目指しましょう。

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